Acompanhamento de obras
Os projetos de construção muitas vezes são ambientes caóticos e de ritmo acelerado, o que pode levar à muita desorganização. A chave para acompanhar com precisão o progresso em obras é utilizar uma metodologia capaz de registrar, transformar e reter as informações diárias de atividades, recursos, prazos e fatores adversos do local de construção.
A finalidade desse artigo é lhe mostrar as vantagens do acompanhamento de obras baseada em Relatório Diário de Obras (RDO) precisos e completos. Continue lendo para saber sobre como criar e gerenciar esse documento, a fim que ele alcance seu real propósito.
Indo além do simples registro
No cenário habitual da engenharia brasileira, o registro do que está sendo executado no projeto é de responsabilidade da construtora ou empreiteira. As vezes as empreiteiras costumam utilizar o relatório gerencial (mensal, quinzenal ou semanal), compilando as informações de campo como registro e como forma de acompanhamento. A ideia parece boa, pois permite fazer duas coisas numa única operação: registrar o que foi executado no período e fazer o acompanhamento de uma forma simplificada.
De fato, isso funciona bem até o dia que seu cliente discorda do que está registrado.
O problema dessa metodologia é que relatórios gerenciais são essencialmente o resultado do esforço de uma pessoa encarregada de analisar e resumir dados para produção do documento final. Ou seja, são uma interpretação humana sobre o que aconteceu no projeto. Ainda que haja critérios bem definidos sobre como produzir seu relatório gerencial, a qualidade deste documento ainda será diretamente dependente da capacidade da pessoa para obter e analisar dados.
Não estou dizendo para você deixar de emitir relatórios gerenciais. Pelo contrário: relatórios gerenciais são importantes para qualquer construtora com processo de gestão maduro. No entanto, caso o cliente discorde da obra, da construtora ou queira realizar retenções, o simples relatório gerencial dificilmente se sustentará como prova de que a empreiteira cumpriu os termos do contrato.
Em casos assim, você precisará evidenciar os dados que usou para compilar seu relatório gerencial e eles precisarão estar em forma de registros devidamente controlados para ter validade jurídica. Essa é a função do Relatório Diário de Obra (RDO), que inclui todas as informações relevantes de cada dia em um empreendimento construtivo.
A importância do RDO
Embora o contrato seja o documento mais importante de um projeto, ele ainda é um documento estático, que define apenas os termos e condições base a serem obedecidas. Ele não registra as nuances do local de obras, tampouco as reais dificuldades da construção.
O Relatório Diário de Obra / RDO, por outro lado, traz detalhes do local e do trabalho, ao mesmo tempo que fornece documentação importante para ajudar as partes interessadas. Além disso, um bom RDO pode até mesmo evidenciar problemas contratuais. Por exemplo, o contrato pode delinear um cronograma que os diários mostram não estar funcionando.
Então, basta escrever os RDOs e o problema estará resolvido, certo?
Resposta: Quase isso.
O problema é que registrar diariamente um bom RDO pode ser um trabalho tedioso e às vezes bastante intenso. Anotar à mão as condições do local, clima, data e hora, o trabalho realizado ou não realizado, mão de obra e outros fatores importantes, toma tempo (já escasso) das pessoas e torna os relatórios difíceis de serem produzidos.
Mas, isso pode ser resolvido com o uso de software, para que a emissão seja o mais automatizada possível. Uma plataforma moderna, como o RDOWEB, usa aplicativo móvel em modo offline para coletar dados e fotos, importa dados de diferentes dias, possui integrações com catracas de acesso e estação meteorológica, tornando mais simples a tarefa de coletar e registrar dados.
Os benefícios
Algumas construtoras consideram RDOs como uma simples formalidade. Mas, na verdade, os RDOs quando feitos corretamente mostrarão a transformação do projeto do início ao fim. Eles irão conectar as partes interessadas que não veem o local todos os dias e podem não estar cientes das dificuldades envolvidas no projeto.
Além disso, os dados registrados podem ser analisados para entender melhor o projeto. Utilizados para prevenir atrasos ou analisar circunstâncias que resultaram no atraso. As partes interessadas podem ainda comparar a estimativa de custo com valores reais. E, mesmo que não pudessem utilizar informações no projeto de origem, elas ainda podem ser usadas para melhorar estimativas no futuro.
Então, um bom RDO é um registro de desempenho e ajuda a responder a perguntas sobre por que há atrasos ou custos imprevistos. Mas também é um registro dos recursos utilizados, da mão de obra envolvida, do que foi feito, dos materiais que foram usados e muito mais.
Em cenários legais o RDO serve para comprovar atendimento aos requisitos contratuais ou a ocorrência de imprevistos.
Resumindo, um bom RDO ajuda todos os envolvidos a entender o desempenho, o progresso e a produtividade de um projeto. Eles contam a história do empreendimento, listando falhas e oportunidades, atuando como historiadores do projeto.
Conclusão
Embora o processo de escrever seus RDOs diariamente possa parecer tedioso, os benefícios de concluir um para cada dia de um projeto superam em muito as dificuldades de escrevê-lo.
Depois de gerar relatórios suficientes para estabelecer um registro consistente do progresso do seu projeto, você começará a ver padrões e oportunidades de melhoria, que provavelmente não notará de outra forma. Pode descobrir que encomenda materiais em excesso ou que aluga equipamentos por mais tempo do que o necessário. Se o seu RDO mostrar que o uso de sua máquina foi ineficiente, você pode considerar mudar para aluguel de equipamentos.
Ao cortar os custos de manutenção e ratear o pagamento apenas para os dias em que você realmente precisa de uma máquina, é provável que você economize dinheiro e agilize seu fluxo de trabalho.
Mas, além de detectar oportunidades e antecipar potenciais problemas, você também estará criando o registro fidedigno e comprobatório de trabalho em seu projeto.
